- Home
- Boekhouding en facturen
Boekhouding, facturen en kosten in je bijberoep
Een bijberoep vraagt geen dikke mappen, wel discipline. Dit is het minimum dat je moet bijhouden, en hoe je jezelf een stressvol aanslagbiljet bespaart.
Als eenmanszaak met een kleine omzet volstaat een vereenvoudigde boekhouding: je houdt je aankopen, verkopen en betalingen bij en bewaart alle stukken. Je facturen hebben een doorlopend nummer en vaste vermeldingen, aan bedrijven verstuur je ze via Peppol. Leg vanaf je eerste factuur geld opzij voor bijdragen en belastingen.
Welke boekhouding heb je nodig?
Voor een eenmanszaak met een bescheiden omzet volstaat een vereenvoudigde of enkelvoudige boekhouding. Dat betekent dat je in dagboeken bijhoudt:
- je aankopen: elke factuur of elk kasticket van een beroepskost;
- je verkopen: elke factuur die je uitschrijft, in volgorde van nummer;
- je financiële verrichtingen: wat er op je zakelijke rekening binnenkomt en buitengaat;
- en eenmaal per jaar een inventaris van wat je bezit en verschuldigd bent.
Oefen je een vrij beroep uit dat vrijgesteld is van btw, dan volstaat in de praktijk vaak een overzicht van je ontvangsten en uitgaven. Werk je met een vennootschap, dan heb je altijd een dubbele boekhouding en een jaarrekening nodig.
Zelf doen of een boekhouder?
Veel bijberoepers doen hun boekhouding zelf, met een boekhoudapp die facturen maakt, Peppol ondersteunt en kosten inleest. Dat werkt goed als je weinig facturen hebt, de vrijstellingsregeling voor btw gebruikt en geen grote investeringen doet.
Een boekhouder loont als je btw-plichtig bent en aangiftes moet indienen, als je investeert en afschrijft, als je een wagen of een deel van je woning beroepsmatig gebruikt, of als je gewoon zeker wil zijn. De kosten van een boekhouder zijn zelf aftrekbaar.
Wat moet er op een factuur?
Een factuur is pas geldig met de juiste vermeldingen. Zet er minstens op:
- een uniek factuurnummer, in een doorlopende reeks zonder gaten;
- de factuurdatum en, als die verschilt, de datum van levering of dienst;
- je naam of handelsnaam, adres en ondernemingsnummer;
- naam en adres van je klant, en bij een onderneming ook haar ondernemingsnummer;
- een duidelijke omschrijving van wat je leverde, met hoeveelheid en prijs;
- het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, of de vermelding van je vrijstelling;
- het totaal en je betaalgegevens.
Factureer je aan een onderneming, dan stuur je sinds 1 januari 2026 een gestructureerde e-factuur via Peppol. Aan particulieren mag je nog een pdf of papieren factuur bezorgen. Meer over de regels lees je op btw en e-facturatie.
Welke kosten zijn aftrekbaar?
Een kost is aftrekbaar als je hem maakt om je beroepsinkomen te verwerven of te behouden, en als je hem kan bewijzen. Voorbeelden die bij bijberoepers vaak terugkomen:
| Kost | Hoe aftrekken |
|---|---|
| Materiaal, voorraad, grondstoffen | Volledig, in het jaar van aankoop |
| Software, abonnementen, hosting | Volledig |
| Opleidingen en vakliteratuur | Volledig, als ze verband houden met je activiteit |
| Gsm en internet | Alleen het beroepsmatige deel |
| Computer, camera, machines | Afschrijven over meerdere jaren (een computer meestal over drie jaar) |
| Werkruimte thuis | Een deel van huur, energie of afschrijving, in verhouding tot de oppervlakte die je echt beroepsmatig gebruikt |
| Wagen | Beroepsmatig deel, met beperkte aftrekpercentages die afhangen van de motor en de aankoopdatum |
| Sociale bijdragen en boekhouder | Volledig, in het jaar dat je ze betaalt |
Overdreven of onredelijke kosten kan de fiscus weigeren. Bewaar elke factuur en elk betaalbewijs.
Heb je weinig kosten, dan kan het forfait voor beroepskosten voordeliger zijn dan je werkelijke kosten. Dat staat uitgelegd op de pagina belastingen.
Hoe lang bewaar je alles?
Bewaar je facturen, kastickets, rekeninguittreksels en je boekhouding minstens zeven jaar. Door een wet van 18 december 2025 is dat opnieuw de bewaartermijn voor btw-documenten (voordien was het tien jaar), en het is ook de termijn voor de inkomstenbelasting en je boekhouding. Voor bepaalde investeringsgoederen, zoals vastgoed, gelden langere termijnen. Digitaal bewaren mag, zolang de stukken leesbaar en volledig blijven.
Hoeveel zet je opzij?
De grootste fout van startende bijberoepers is geen boekhoudfout maar een kasprobleem: de sociale bijdragen en de belasting op je winst komen pas maanden of jaren later, terwijl het geld al uitgegeven is.
Een eenvoudige regel: zet bij elke betaling die binnenkomt een vast percentage over naar een aparte spaarrekening. Voor een gemiddelde bediende is dat 50% tot 60% van je winst. Met een laag loon of een winst onder € 1.922,16 is het minder. De calculator geeft je het percentage voor jouw situatie.
Ben je btw-plichtig, zet dan ook de btw die je ontvangt meteen opzij. Die is nooit van jou: je stort ze bij je volgende btw-aangifte door.
Veelgestelde vragen over boekhouding
Moet ik een jaarrekening neerleggen als eenmanszaak?
Nee. Een eenmanszaak legt geen jaarrekening neer bij de Nationale Bank. Dat geldt wel voor vennootschappen.
Mag ik facturen in Word of Excel maken?
Voor particulieren kan dat, zolang alle verplichte vermeldingen erop staan en de nummering doorloopt. Voor facturen aan ondernemingen heb je sinds 2026 een programma nodig dat gestructureerde e-facturen via Peppol verstuurt.
Kan ik een deel van mijn huis inbrengen als kost?
Ja, als je een duidelijk afgebakende ruimte echt beroepsmatig gebruikt. Je trekt dan een deel van de huur, de energie of de afschrijving af, in verhouding tot die oppervlakte. Laat dit bij voorkeur nakijken door een boekhouder, want het kan ook gevolgen hebben bij een latere verkoop van je woning.
Algemene informatie, geen persoonlijk advies. We houden de bedragen bij voor 2026; regels kunnen wijzigen. Twijfel je? Vraag het na bij je sociaal verzekeringsfonds of boekhouder. Zie je een fout? Laat het ons weten.